MANUAL DE POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CR & COMPAÑÍA S.A.S.

La empresa CR & COMPAÑÍA S.A.S., Identificada con NIT. 900.967.127-1, con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en la ley 1581 de 2012 y el decreto Reglamentario 1377 de 2013, en el desarrollo de sus actividades comerciales, recogen, almacenan y utilizan información personal de sus clientes, empleados, proveedores y personas naturales; con las que podrían llegar a tener relación contractual o lega

GENERALIDADES

En consideración con las políticas establecidas dentro de la empresa CR& COMPAÑÍA S.A.S, en concordancia con lo estipulado en la ley estatutaria 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1727 de 2009, Decreto Reglamentario 2952 de 2010,

Decreto 1759 de 2016, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y conforme con lo determinado en el Reglamento General de protección de datos de la Unión Europea, la Empresa CR & COMPAÑÍA S.A.S, vela por el adecuado tratamiento de datos personales de sus Clientes, trabajadores, proveedores y personal Naturales.

Por consiguiente, esta política establecerá los lineamientos frente al tratamiento de datos personales que se recolecte de manera autorizada a través de los diferentes medios y bases de datos de la Empresa, de no estar de acuerdo con la presente política de tratamiento de datos, lo Titulares, deberán abstenerse de proporcionar sus datos personales a la Empresa.

ll. DEFINICIONES

De conformidad con lo estipulado en el artículo 3° de la ley 1581 de 2012 se establecerán las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

lll. CLASIFICACIÓN DE DATOS PERSONALES.

DATO PUBLICO: Dato que no es semiprivado, privado o sensible, (Ej. Datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o servidor público). También lo es el dato que es calificado como público en la ley.

DATO PERSONAL: Cualquier información o que pueda ser vinculada o pueda llegar asociarse a una o varias personas naturales.

DATO PRIVADO: Solo relevante para su titular (videos, fotografías, datos íntimos o de su estilo de vida)

DATO SEMIPRIVADO: Dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas o la sociedad en general (Ej. Datos financieros y crediticios, dirección, teléfono, correo electrónico)

DATO SENSIBLE: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquella que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.

Todo tratamiento (uso, recolección, almacenamiento y archivo) del dato personal debe contar con autorización por parte del titular según las finalidades señaladas por el responsable. Por lo tanto, es deber de la empresa CR & COMPAÑÍA S.A.S, velar en cumplimiento del habeas data sus finalidades y principios, que intervenga en todo ciclo del dato, que se cumplan de conformidad con las políticas de tratamiento y se dé efectivo uso al dato personal según las finalidades autorizadas por el titular de la siguiente forma:

DESCRIPCIÓN

DATOS PERSONALES

FINALIDAD

PROVEEDORES

Razón social, Representante Legal, Nombre, apellidos, Número de identificación (C.C,

C.E. Pasaporte), Fecha y lugar de expedición, actividad económica, dirección de notificación jurídica (Registro Mercantil), Dirección de residencia, teléfono, ciudad, certificación bancaria, departamento, correo electrónico, pagina web, cargo, número de cuenta bancaria.

En cumplimiento de las relaciones de obligaciones contractuales y legales; reportes ante autoridades, procesos de calidad y de capacitación, para fines estadísticos dentro de la empresa, cumplimiento de requisitos económicos, de solvencia financiera, riesgo, independencia, protección ante riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, viabilidad jurídica y comercial en el cumplimiento de normas

tributarias.

TRABAJADORES

Nombre, cédula de ciudadanía, fecha y lugar de expedición, dirección de residencia, teléfono de residencia o celular, fecha de nacimiento, edad, estado civil, conformación del núcleo familiar, foto, sexo, tipo de sangre, nivel educativo, constancia de estudios realizados, EPS, ARL, Fondo de Cesantías, Certificaciones laborales, Exámenes de

Médicos de ingreso, Examen médico de Egreso, salarios y

Cumplimiento en el marco de las obligaciones labores, seguridad social en riesgo laborales, salud y pensiones; capacitaciones, campañas corporativas internas y externas; actividades de bienestar, cumplimiento de políticas internas y estadísticas; procesos de selección; procesos internos relacionados con el trabajador.

	visitas domiciliarias, Hoja de vida, Correo Electrónico.
	Nombre, apellidos, Razón	Para asuntos relacionados con la
CLIENTES	Social, actividad económica,	prestación del servicio;
	Numero de identificación (NIT	cumplimiento de obligaciones
	y/o Cédula), dirección,	contractuales y legales; reporte a
	teléfono, ciudad,	autoridades; promoción de
	departamento, correo	productos y servicios;
	electrónico, pagina web.	cumplimiento de requisitos
		económicos, prevención del
		riesgo de lavado de activos y
		financiación del terrorismo,
		recaudo y cobro de cartera.

TRATAMIENTO

Los datos personales que consta en la base de datos de la empresa, son sometidos a distintas formas de tratamiento, incluyendo sin limitarse a la recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización, de forma parcial o total, en relación al cumplimiento de las finalidades establecidas en la política.

La empresa podrá transmitir por cualquier medio los datos personales contenidos en archivos, bases de datos o medios semejantes, a entidades alidadas a los cuales la Empresa tenga relación comercial, sin lugar el cumplimiento de pagos o retribución para el titular.

De acuerdo con los compromisos establecidos en el artículo 18 de la ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento de datos, deberá garantizar la protección y seguridad de esta información de los datos personales a cada Responsable que sea

asignado según sea el caso (Los terceros), En el marco del desarrollo del objeto social.

La empresa, garantizará que el tratamiento de dato personal recolectado esté sometido a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad consagrados en la legislación colombiana.

FINALIDAD

La finalidad de la información recolectada por la Empresa, tiene como propósito el adecuado desarrollo de las actividades y la relación entre la Empresa con terceros, con el fin de dar cumplimiento a políticas y deberes legales, en materia contable, societaria y laboral.

En razón a la actividad que desempeña la empresa CR& COMPAÑÍA S.A.S, la empresa almacena información sobre sus clientes participantes de promociones y redes sociales que voluntariamente ha entregado autorización, para cada promoción sus respectivos datos

La empresa recolecta, almacena y usa los datos personales de empleados con el fin de realizar actividades y procesos al pago de nómina y prestaciones sociales, afiliaciones, enviar comunicaciones (memorandos) internos y demás procesos de actividades necesarias para el cumplimiento de las obligaciones laborales, bajo la ejecución del contrato de trabajo suscrito con la empresa, asimismo, almacena datos personales de ex empleados con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones contenidas en la ley.

Las informaciones personales suministradas por los titulares a la Empresa CR & COMPAÑÍA S.A.S, son guardadas, mantenidas durante el tiempo que sea necesario para la prestación eficiente de estos servicios, a menos que los titulares hayan dado instrucción u Orden diferente, para la retención de los datos por un tiempo determinado.

Vl. ÁREAS DENTRO DE LA EMPRESA ENCARGADAS DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

RECURSOS HUMANOS.
IMPUESTOS EN LINEA.
ÁREA FINANCIERA.
RIESGOS.
CALIDAD.
ADMINISTRACIÓN.

Vll. DATOS QUE SE RECOLECTAN EN LAS ÁREAS SON:

Datos generales de identificación. Ej.: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, etc.
Datos específicos de identificación de la persona. Ej.: firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, edad,
Datos de ubicación. Ej.: dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
Datos de contenido socioeconómico.

Vlll. TIPOS DE DATOS QUE LA EMPRESA RECOLECTA

DATOS DE UBICACIÓN DATOS DE CONTENIDO

DATOS DE ESPECIFICACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DE PERSONA DATOS GENERALES DE IDENTIFICACIÓN

DERECHOS DE TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Empresa, siendo este derecho el que podrá ejercer frente a datos: Parciales, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de autorización otorgada a la empresa, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIO LA AUTORIZACIÓN

De conformidad con lo estipulado en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, los datos que no será necesaria la autorización:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

OBLIGACIONES DE LA EMPRESA CR & COMPAÑÍA S.A.S

De acuerdo a lo estipulado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012: las obligaciones de la empresa serán:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 18. Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Xll. PRESENTACIÓN DE PETICIONES

Los datos personales que consten en las bases de datos de la empresa, o sus causahabientes, podrán consultar los datos personales en los términos de la ley 1581 de 2012 y normas subsidiarias, Toda solicitud de consulta, modificación, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento.

Las consultas relacionadas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles; cuando no fuere posible por parte de la empresa responder en el término indicado en el presente párrafo, la Empresa notificará al interesado, los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, La cual en ningún caso podrá ser superior a los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo estipulado en el artículo 14 de la ley 1581 de 2012.

Xlll. PRESENTACIÓN Y RESPUESTA ANTE LA QUEJA Y RECLAMOS

Los reclamos radicados ante la empresa serán formulados por escrito o correo electrónico de acuerdo a la información contenida en el documento y deberán contener al menos la siguiente información

Identificación del Titular.
Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
Datos de contacto para notificación.
Documentos que pretenda hacer como prueba.

Sí la petición, queja o reclamo se encuentra incompleto, esté se requerirá al interesado dentro del término de cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos los dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de quién reciba el reclamo no sea el competente se le hará traslado a quién corresponda en un término máximo de dos (02) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos

(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación a lo previsto en la ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, deberá enviarse a:

EMPRESA: CR & COMPAÑÍA S.A.S.

DIRECCIÓN: Carrera 103 B 17 # 82 Localidad Fontibón.

CORREO ELECTRONICO: lachisparoja@hotmail.com

TELEFONOS: 607 + 4131536.

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